三是努力完善领导意图。秘书要注意与领导沟通，并注意联系实际情况，从而比较全面体现领导意图。

四是及时捕捉领导意图。要做一个“有心人”，手脑勤快，及时掌握领导的思想脉搏。

2．构思准备——公文撰制的“设计蓝图”

要认真构思，做好准备工作。在构思过程中，要掌握三个基本环节：

第一，要确定好公文主题。公文主题应做到“一文一题”，即只能突出一个中心，不能搞多中心，切忌主题不明或多主题。

第二，要合理安排结构。最好先拟个写作提纲，对公文通篇布局进行安排。

第三，要精心选择材料。对材料必须经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．拟写文稿——公文撰制的“施工阶段”

一是必须扣紧主题。写作提纲就是按主题而设想的思路，对紧扣主题的材料要下功夫挖掘。

二是要详略得当。做到布局合理，层次分明，重点突出。

三是要一气呵成。拟写文稿的路子定好了，材料选好了，最好一气呵成。

4．认真修改——公文撰制的“整修装璜”

修改是公文撰写过程中不可缺少的一环，如何进行修改，如何掌握正确的修改程序，可以从以下几个方面入手：

第一，先看主题。进一步挖掘和深化主题，使主题更深刻、明确、集中。

第二，审改观点。主要看文稿的观点和提法是否有错误，能不能站住脚，是否经得起推敲和实践的检验；文稿中的概念、判断和论证是否符合客观实际情况，是否符合中央和上级规定的方针政策。

第三，调整材料。如果文稿使用材料过多，淹没或冲淡了观点，应该加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之无物之处，要补充必要的材料；如果材料不准确，要重新核实更正；如果材料的观点不一致，要服从观点，删节材料或选择更换新的材料。

第四，理顺结构。主要是检查文稿框架是否合理，层次是否分明，段落是否得当，过渡照应是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文语言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔细推敲的办法，对文字进行加工润色。

二、常用公文写作

    （一）通知

1．通知的概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。

2．通知的种类

从内容、性质上大体可以划分为：发布性通知、命令性通知、事务性通知、批转性通知、会议通知。

    3．通知的写作要求

    （1）明确行文目的

    首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。

（2）抓住主要内容

    不同种类的通知，有不同的规范体式，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

（3）文字表述准确

    首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

（二）报告

1．报告的概念

    报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。

    2．报告的种类

    报告的种类较多，可以从用途、性质、内容等方面进行划分。从用途上可以分为情况报告和随文报告两类。从性质上可以分为工作报告、问题报告、会议报告三类。根据报告内容还可以分为综合报告和专题报告。

3．报告的写作要求

    （1）主题要明确，思路要清晰

    一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

    （2）重点要突出，文字要简练

    报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级行政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

（3）观点要鲜明，材料要真实

    向上级行政机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

    （4）不要夹带请示事项

    在公文处理中，收文行政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

（三）请示

1．请示的概念

    请示，是适用于向上级请求指示、批准的公文。

    2．请示的种类

    从内容、目的的角度，请示通常可分为：请求批示性的请示、请求批准性的请示、请求批转性的请示。

    3．请示的写作要求

  （1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级行政机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

    （2）不能越级请示。各级行政机关都有一定的权限，上下级行政机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

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